GDPR – personvernforordningen – retningslinjer for spørsmål

Klassetrivsel er utviklet for å gjennomføre ikke-anonyme trivselsundersøkelser på pedagogiske institusjoner/enheter. Bruken av Klassetrivsel er, som resten av institusjonen/enhetens virke, lagt under samme lovgivning vedrørende GDPR/ personvern, Opplæringsloven og Friskoleloven. Ikke-anonyme trivselsundersøkelser er underlagt samme taushetsplikt og lovgivning gjeldende for de opplysninger enheten forøvrig har om tilknyttede barn/elever.

Kort sagt:

    • Spørsmål som stilles skal utelukkende handle om forhold som har betydning for deltakerens trivsel og liv på enheten. Det er derfor forbudt å stille spørsmål som vedrører f.eks. deltakerens helsetilstand/sykdom, seksualitet eller eventuell kriminalitet
    • Opplysninger tilegnet gjennom trivselsundersøkelser er underlagt samme taushetsplikt og lovgivning gjeldende for øvrig virksomhet og arbeid ved enheten

Spør ikke om følgende områder (GDPR/ Personvernforordningen)

Behandling av personopplysninger av typene under (se liste), er det ifølge GDPR-lovgivningen Artikkel 9, stk. 1. og Artikkel 10 ikke hjemmel for å spørre om/behandle i trivselsundersøkelser i Klassetrivsel. Trivselsundersøkelser kartlegger trivsel i mindre og større grupper, og anvendes til å arbeide målrettet med å styrke det gode og trygge læringsmiljøet, samt forebygge mobbing og utestengning.

«Behandling av personopplysninger om (se liste under) er forbudt i h.h.t. GDPR»:

    • rase eller etnisk opprinnelse
    • politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, samt fagforeningstilhørighet
    • behandling av genetiske data, biometriske data med det formål entydig å identifisere en fysisk person
    • helseopplysninger eller
    • opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
    • kriminalitet

Etiske retningslinjer for formulering av spørsmål

Spørsmål til deltakere, som du finner i undersøkelsesområdene utviklet av Klassetrivsel, følger retningslinjer fra bl.a. Esomar.org, Trygfonden i Danmark, og som det danske Uddannelses- og Forskningsministeriet har formulert vedrørende spørsmålsformulering til barn og unge.

Retningslinjer for spørsmål formulert av Klassetrivsel:

    • Spørsmålene tar utgangspunkt i deltakerne sine konkrete og virkelighetsnære situasjoner
    • Ordvalget passer til deltakerne sitt aldersmessige og språklige utviklingstrinn
    • Deltakerne kan kun foreta positive tilvalg i relasjonsspørsmål
    • Valg- og fritekstspørsmål er formulert så deltakerne skal svare ut fra egne situasjoner og opplevelser
    • Deltakerne har mulighet for å komme med forslag til hvordan situasjonen kan forbedres for deltakeren selv og den gruppe de er en del av

Spørsmål i Klassetrivsel utsetter ikke deltakerne for situasjoner hvor deltakeren:

    • Velger/utpeker enkeltpersoner for noe negativt
    • Skal forholde seg til en tenkt situasjon som er fjern fra deltakeren sin virkelighet
    • Ikke forstår språket fordi ordvalget er for vanskelig
    • Skal forholde seg til de andre deltakernes situasjoner og opplevelser
    • Får ”vondt i magen” eller synes det er ubehagelig å svare
    • Spørres om såkalte sensitive personopplysninger (se liste)

Klassetrivsel anbefaler alle å følge nevnte retningslinjer, og Klassetrivsel frasier seg alt ansvar dersom ikke disse retningslinjene følges av brukeren.

Vi anbefaler at spørsmålene som stilles, aldri stiller deltakerne i en situasjon hvor de føler at de tvinges til å angi andre elever.

 

Følger du beskrevne retningslinjer:

    • Får du rapporter med diagram (relasjonsspørsmål vises i sosiogram) som forteller om elevenes relasjoner med hverandre
    • Har deltakeren lyst til å fortelle deg om deres opplevelser, hvis du stiller valgspørsmål og fritekstspørsmål
    • Avdekker du den enkelte deltakers oppfattelse av egen virkelighet og deltakerens valg av de andre i klassen/gruppen i forskjellige situasjoner
    • Får du kunnskap om og kjennskap til når og hvorfor deltakerne ikke har relasjoner til hverandre, hvordan de interagerer med hverandre, hvordan deltakerne oppfatter forholdene i den gruppen de er en del av og deltakerens egen opplevelse av gruppen

Forskning viser til at barn som er med i forskningsprosjekter skal behandles som særlig sårbare deltakere. Og selv om Klassetrivsel brukes til trivselsundersøkelser og ikke til forskning, er det viktig at du gjør umake med å minske belastningen for barnet når de skal svare på undersøkelsen.

Uddannelses- og Forskningsministeriet (Danmark) har i sine retningslinjer for undersøkelser (det er relatert til forskning, men prinsippene er gode også i andre sammenhenger med undersøkelser), understreket 3 prinsipper: ærlighet, gjennomsiktighet og ansvarlighet, som er gode å ha i bakhodet også når en trivselsundersøkelse gjennomføres.

    • vær ærlig om hva du/dere ønsker å undersøke
    • vær gjennomsiktige med hvem som ser deltakerne sine svar og hva svarene skal brukes til
    • og oppfør deg ansvarlig i omgangen med deltakerne sine data

Beskrivelse av formål for undersøkelsen

Opplysninger samlet inn i en trivselsundersøkelse, må ikke brukes til annet enn det de er samlet inn til (formålsbegrensning) og alle trivselsundersøkelser skal derfor ha et klart formål.

Iht. gjeldende Opplysningsplikt må deltakerne opplyses om, hvorfor de skal svare på undersøkelsen, hvem som leser deres svar og når svarene senest blir slettet fra Klassetrivsel. Les mer om å beskrive formål, på siden «Byggestein i undersøkelser» (https://klassetrivsel.no/project/byggestein-i-undersoekelser/)

Personvern og pseudonymisering av rapporter (visning med anonymt navn)

Husk at det også er mulig å pseudonymisere visningen av en rapport under «Valgmuligheter». Pseudonymisering kan brukes hvis en del eller hele rapporten skal diskuteres med f.eks. en ressursperson. Vær oppmerksom på deltakerens personvern, og dermed hvem som kan få tillatelse til å se hva. Det anbefales at pseudonymiserte opplysninger kun vises relevante samarbeidspartnere for enheten, f.eks. ressurspersoner i mobile teams, som får kjennskap til klassen i forbindelse med et forløp.

 

Skal du hente en rapport ut fra Klassetrivsel?

I henhold til lov om taushetsplikt er det ikke lov å utlevere opplysninger om en deltaker til hverken andre deltakere eller andre deltakeres foreldre. Det er, som i alle andre sammenhenger, ditt ansvar som bruker å forsikre deg om at opplysninger om deltakere ikke havner hos uvedkommende.

Det er mulig å hente ut rapporter som forberedelse til elevsamtaler eller som dokumentasjon i en elevsak.

Rapporter kan hentes ut i både pseudonymisert (anonymisert) og ikke-pseudonymisert form.

Ikke-pseudonymisert (ikke-anonym) rapport for deltakergruppe:

    • Deltakernes navn, svar på alle typer spørsmål, samt deltakerkommentarer vises i rapporten
    • Hentes ut når du står på deltakergruppen og trykker knapp «Last ned som…»

 

Pseudonymisering av rapport for hel deltakergruppe:

    • Under knapp «Velg» (inne på undersøkelsen, på rapportfanen, under boks med Rapportsider i undersøkelsesområdet, på høyre side), sett markering ved anonymisert. Deltakernes svar på fritekstspørsmål og tabellspørsmål, samt deltakerkommentarer vises ikke i rapporten
    • Elevenes navn pseudonymiseres med det anonyme navn som de er tildelt i den aktuelle undersøkelsen
    • Hentes ut når du står på deltakergruppen og trykker knapp «Last ned som…»

 

Rapport for deltaker (individnivå):

    • Velg én eller flere deltakere som du vil hente rapport for
    • Når du trykker knapp «Last ned som…», bestemmer du hva som skal inkluderes i rapporten
    • Rapporten er i utgangspunktet satt opp til å lastes ned som rapport uten deltakerens svar på fritekst- og tabellspørsmål, og inneholder ikke eventuelle deltakerkommentarer og inkluderer ikke andre deltakere sine valg av aktuelle deltaker
    • Det er mulighet for å inkludere punktene, hvis det er nødvendig

Hvor lenge kan trivselsundersøkelser lagres/ oppbevaring av data

En trivselsundersøkelse kan lagres så lenge opplysningene er aktuelle og det er grunnlag (hjemmel i lovgivningen) for å bevare svarene på trivselsundersøkelsen. I Klassetrivsel er det en sikkerhetsinnstilling som gjør at en undersøkelse automatisk slettes etter 4 år, med mindre den/de som har tilgang til undersøkelsen, endrer dato for automatisk sletting.

Hvem har tilgang til en trivselsundersøkelse

Enheten har full kontroll og overblikk over hvilke brukere som ser hva i Klassetrivsel.
Trivselsundersøkelser kan lett deles med andre brukere som har tilgang til enhetens Klassetrivselkonto. Nye brukere ser ikke automatisk trivselsundersøkelser som andre brukere har gjennomført, før en undersøkelse eventuelt deles med dem.

Under Brukeradministrasjon finnes funksjonen «Tilgang til alle undersøkelser». Funksjonen «Tilgang til alle undersøkelser» gir brukeren med rettighet til å se alle undersøkelser som er publisert på enheten. Brukeren får dermed mulighet for å ha overblikk over både hvilke spørsmål som stilles og hva alle deltakere har svart. Vi anbefaler at det kun er relevante ressurspersoner i Klassetrivsel og i ledelsen som får denne tilgangen – dvs. personer som skal ha det fulle overblikk over trivsel og (systematisk) kartlegging av trivsel i enheten. På Hjem-siden på venstre side, er det et punkt hvor det står hvem som har «Tilgang til alle undersøkelser».

 

Brukeradministrasjon

Her har dere overblikk over alle brukere som har tilgang til enhetens Klassetrivsel. Og dere kan lukke, gjenopprette eller slette brukere. Se mer om dette under punktet «Administrasjon».

 

Noen gode overveielser i forbindelse med en trivselsundersøkelse:

    1. Hva er begrunnelsen for å gjennomføre trivselsundersøkelsen?
      Det er dette som formuleres i formålet og som danner bakgrunnen for de undersøkelsesområder og spørsmål som du velger å stille deltakerne
    2. Hvem leser svarene: Hvem deler du undersøkelsen med? Og hvem på skolen har tilgang til alle undersøkelser? Det viktige er at du (og de andre på skolen) vet hvem som ser hva og hvorfor
    3. Det er viktig å lese alle deltakere sine svar på alle spørsmål
    4. Hvilken informasjon sender dere ut til foreldrene? Og har dere snakket om hva og hvordan dere utleverer, dersom foreldre ønsker innsikt i data som er oppbevart om deres barn
    5. Hvordan er sikkerheten på din datamaskin (den du bruker når du ser på rapporten i Klassetrivsel)? Er den forsvarlig sikret med antivirusprogram og sterke adgangskoder osv.? Hvem har tilgang til din PC utover deg – f.eks. familiemedlemmer