GDPR/persondatasikkerhet – retningslinjer for undersøkelser

GDPR/Personvernforordningen har som formål å sikre, at alle som omgås andre menneskers personopplysninger, forvalter ansvaret med omhu. Klassetrivsel er basert på tillit til at våre abonnenters brukere er kompetente og profesjonelle mennesker, som er ansvarlige i omgangen med data innhentet i trivselsundersøkelser i Klassetrivsel.

Klassetrivsel er utviklet med ett formål: at opplysninger om barna og de unges trivsel oppbevares trygt, og er tilgjengelig for de som skal anvende data i trivselsarbeidet. Barn og ungdom omtales som deltakerne i Klassetrivsel – og f.eks. skoler benevnes som enheter:

  • Alle begreper som anvendes i e-læringen er forklart og en samlet oversikt er plassert i e-læringen «Grunnleggende introduksjon til Klassetrivsel»

Enhetseiers muligheter i Klassetrivsel

I Klassetrivsel har enhetseier mulighet til å styre hvilke spørsmål, som tilbys brukerne i spørsmålsbiblioteket. Enhetseier kan også gi bestemte brukerroller rettigheter til å opprette egne spørsmål, slik at brukerne som har disse rollene vil ha mulighet til å formulere egne spørsmål og målrette en undersøkelse til den aktuelle konteksten. Det er beskrevet mer om hvordan enhetseier og underliggende enheter administrerer Klassetrivsel, om tilgjengelige brukerroller i Klassetrivsel m.m. i e-læringen om «Administrasjon i Klassetrivsel».

Om retningslinjene vedr. GDPR

Retningslinjer vedrørende GDPR og persondata der er beskrevet i det følgende, er Skolevisioners interne retningslinjer for å anvende Klassetrivsel, og hva vi anbefaler for bruken av Klassetrivsel. Retningslinjene er til enhver tid underlagt gjeldende lovgivning, og vi tar forbehold om at det kan komme endringer i retningslinjene, på grunn av endringer i lov eller forståelsen av hva som er god etisk praksis.

Kort om Klassetrivsel og lovgivningen

Klassetrivsel er utviklet for å gjennomføre trivselsundersøkelser blant barn og ungdom. I Klassetrivsel kan det gjennomføres både ikke-anonyme og anonyme undersøkelser i relevante situasjoner.

Bruk av Klassetrivsel er som resten av enhetens virke, underlagt samme lovgivning vedrørende GDPR/personvernforordningen, Folkeskoleloven, Friskoleloven, Dagtilbudsloven og Undervisningsmiljøloven. Både ikke-anonyme og anonyme trivselsundersøkelser er underlagt samme taushetsplikt og lovgivning, som gjelder for kunnskapen som enheten ellers har om tilknyttede barn og unge.

Kort sagt om bruken av Klassetrivsel:

  • Spør kun om forhold som har betydning for deltakerens trivsel og liv på enheten.
  • Spørsmål som berører f.eks. deltakerens helbred/sykdom, seksualitet eller kriminalitet krever en spesiell hjemmel i lovgivningen. Det er derfor påkrevd at man rådfører seg med juridisk ekspertise, før man overhodet overveier å stille spørsmål innenfor disse områdene
  • Informasjon anskaffet via trivselsundersøkelser er underlagt samme taushetsplikt og lovgivning som gjelder for resten av enhetens virke
  • Denne informasjonen fra trivselsundersøkelser, oppbevares sikkert i Klassetrivsel. Les mer i e-læringen om «Administrasjon i Klassetrivsel».
  • Klassetrivsel kan anvendes som en del av enhetens daglige arbeid med trivsel

Spørsmål skal ha hjemmel i lovgivningen (GDPR/ Personvernforordningen)

Informasjon anskaffet via trivselsundersøkelser er underlagt samme taushetsplikt og lovgivning som gjelder for resten av enhetens virke. Som oppsummert ovenfor, skal alle undersøkelser ha hjemmel i aktuell lovgivning. Det er områder som er særlig beskyttet ifølge GDPR. Disse områdene ligger som oftest utenom det som er nødvendig for en lærer eller pedagog å spørre om i en trivselsundersøkelse.

Trivselsundersøkelser kartlegger trivsel i mindre og større grupper. Trivselsundersøkelser brukes i enhetens samlede arbeid, f.eks. sammen med lærernes observasjoner av elevenes interaksjoner i forskjellige sammenhenger, med å styrke det gode og trygge læringsmiljøet, samt forebygging av mobbing og f.eks. at en deltaker utelukkes fra fellesskapet.

Det er en god tommelfingerregel å ikke spørre om følgende områder (med mindre det er avtalt med juridiske eksperter, at det foreligger en relevant lovhjemmel, og at det er inngått nødvendige avtaler omkring behandlingen av personopplysninger), se GDPR- lovgivningen Artikkel 9, para. 1. og Artikkel 10:

  • rase eller etnisk opprinnelse
  • politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmessig tilhør
  • behandling av genetiske data, biometriske data med det formål å identifisere en fysisk person
  • helseopplysninger
  • opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuell orientering
  • kriminalitet

Beskrivelse av formålet med undersøkelsen

Opplysninger samlet inn i en trivselsundersøkelse må ikke anvendes til annet, enn det de er samlet inn til (formålsbegrensning). Derfor skal alle trivselsundersøkelser ha et klart formål og introduksjonstekst til deltakerne.

I.h.t. gjeldende opplysningsplikt SKAL det fremgå av både «FORMÅL» og «INTRODUKSJONSTEKST TIL DELTAKERNE» hvorfor deltakerne skal besvare undersøkelsen, hvem som leser deltakernes besvarelser og når besvarelsene senest blir slettet fra Klassetrivsel.

Formålet for undersøkelsen beskrives i to felter i Klassetrivsel:

FORMÅL: tekst i fagspråk til både internt bruk og evt. informasjon til foreldre. Feltet «FORMÅL» beskriver det overordnede formålet med undersøkelsen, og det anvendes som dokumentasjon for, hvorfor undersøkelsen gjennomføres.

INTRODUKSJONSTEKST TIL DELTAKERNE: teksten formuleres i et språk som er tilpasset deltakernes språklige nivå. Teksten fra feltet «INTRODUKSJON» vises for deltakerne før det første spørsmålet i undersøkelsen. Husk å ta høyde for deltakernes alder i formuleringen, og les eventuelt også teksten høyt for deltakerne.

Feltene «FORMÅL» og «INTRODUKSJON» kan kun fylles ut av brukere, som er tildelt administrasjonsrettigheter til undersøkelsen. Feltet «FORMÅL» skal fylles ut allerede når undersøkelsen opprettes. Feltet «INTRODUKSJON» skal fylles ut før trivselsundersøkelsen publiseres. Begge felter kan redigeres så lenge undersøkelsen er redigerbar, dvs. ikke publisert.

Etiske retningslinjer for spørsmålsformulering

Spørsmål til deltakere, som finnes i undersøgelsesområdene utviklet av Klassetrivsel, følger retningslinjer som bl.a. Esomar.org, Trygfonden og Uddannelses- og Forskningsministeriet har beskrevet i forhold til å formulere spørsmål til barn og ungdom.

Retningslinjer for spørsmål formulert av Klassetrivsel:

  • Spørsmålene tar utgangspunkt i deltakernes konkrete og virkelighetsnære situasjoner
  • Ordvalget passer til deltakernes aldersmessige og språklige utviklingstrinn Deltakerne kan kun foreta positive tilvalg
  • Spørsmålene er formulert slik at deltakerne skal besvare ut ifra egne situasjoner og opplevelser
  • Deltakeren blir ikke bedt om å vurdere f.eks. om de er glade i en gruppe voksne, eller gjette på hva som «foregår inni hodet» hos andre, f.eks. om andre kan like deltakeren
  • Deltakeren blir ikke bedt om å utlevere andre for noe negativt
  • Deltakeren kan bes om å vurdere egen opplevelse av handlinger, f.eks. om de får hjelp eller blir trøstet når deltakeren har behov for dette.
  • Deltakerne har mulighet til å komme med forslag til hvordan situasjonen kan forbedres for deltakeren selv og den gruppen de er en del av

Spørsmål i Klassetrivsel utsetter aldri deltakerne for situasjoner hvor deltakeren:

  • Velger/peker ut enkeltpersoner for noe negativt
  • Må forholde seg til en tenkt situasjon, som er fjernt fra deltakerens virkelighet
  • Må forholde seg til de andre deltakernes situasjoner og opplevelser
  • Får «vondt i magen» eller synes det er ubehagelig å svare
  • Blir spurt om såkalte sensitive personopplysninger (se liste under overskriften «Spørsmål skal ha hjemmel i lovgivningen (GDPR/Personvernforordningen)»)
  • Spørsmålene er språklig tilpasset forskjellige alderstrinns språklige utvikling

Klassetrivsel anbefaler alle å følge nevnte retningslinjer, og Klassetrivsel frasiger seg ethvert ansvar, dersom disse retningslinjene ikke etterfølges av brukeren.

Vi anbefaler på det sterkeste, at spørsmål brukerne selv formulerer og stiller, aldri setter deltakeren i den situasjon, hvor de føler seg tvunget til å angi andre deltakere.

Hvis beskrevne retningslinjer følges:

  • Får man rapporter med diagrammer (sosiogram-spørsmål vises i sosiogram), som forteller om deltakernes relasjoner til hverandre
  • Har deltakeren lyst til å fortelle om sine egne opplevelser, hvis det stilles valgspørsmål og fritekstspørsmål
  • Avdekkes den enkelte deltakers oppfattelse av egen virkelighet og deltakerens valg av de andre i klassen/gruppen i forskjellige situasjoner
  • Får man kunnskap om, og kjennskap til når og hvorfor deltakerne ikke har relasjoner til hverandre, hvordan de samhandler med hverandre, hvordan deltakerne oppfatter forholdene i den gruppen de er en del av, og deltakerens egen opplevelse av gruppen

Gjelder både formål og spørsmål

Forskning understreker, at barn som deltar i et forskningsprosjekt, skal behandles som spesielt sårbare deltakere. Selv om Klassetrivsel brukes til trivselsundersøkelser og ikke til forskning, er det viktig å gjøre seg umaken med å minske belastningen for barna, når de skal besvare undersøkelsen.

Uddannelses og Forskningsministeriet (Danmark) understreker tre prinsipper i sine retningslinjer for undersøkelser (det er relatert til forskning, men prinsippene er også gode i sammenheng med undersøkelser): ærlighet, åpenhet og ansvarlighet. Disse er gode å ha i bakhodet – også når en trivselsundersøkelse gjennomføres.

  • vær ærlig om hva det er, du/dere ønsker å undersøke
  • vær åpne om hvem som ser deltakernes svar, og hva de skal brukes til
  • og opptre ansvarlig i omgang med deltakernes opplysninger

Persondatasikkerhet og pseudonymisering av resultater

Deltakernes besvarelser kan leses pseudonymisert og med deltakerens navn.

I Klassetrivsel vises detaljvisningen med deltakernes besvarelser pseudonymisert i utgangspunktet. Denne innstillingen er satt for å redusere risikoen for, at uvedkommende ser besvarelser med navn på hvem som har besvart hva, hvis man f.eks. kommer til å åpne en resultatfane med deltakernes besvarelser ved en feil.

 

Slå pseudonymisering av og på i resultatene

Brukere med adgang til detaljvisningen av deltakernes besvarelser, kan slå pseudonymisering av og på inne på detaljvisningen:

  • Øverst på siden under spørsmålet inne i detaljvisningen står det Pseudonymisering
  • Kryss ved «Alle» – visning med pseudonymiserte navn
  • Ingen markering/kryss ved «Alle» – visning med deltakernes navne
  • Endringer lagres automatisk
  • Huskes bare så lenge brukeren er inne i detaljvisningen

Pseudonymisering – velg innstilling på profil

Alle profiler i Klassetrivsel, er innstilt til at deltakernes navn vises som pseudonym i detaljvisningen. Brukeren kan aktivere visning av deltakernes navn i stedet for pseudonymer, sentralt på profilen sin. Vi anbefaler av sikkerhetsmessige årsaker, at brukeren beholder pseudonymiseringen og markerer visning av navn når brukerne er inne og leser resultater.

Forespørsler om innsyn

Det er som i alle andre sammenhenger, brukerens ansvar å sikre seg, at opplysninger om deltakerne ikke havner hos uvedkommende. I henhold til loven om taushetsplikt, er det ikke hjemmel for å utlevere opplysninger om en deltaker til hverken andre deltakere eller andre deltakeres foreldre.

Til gjengjeld kan deltakeren be om innsyn i egne data og foreldre/verger be om innsyn i egne barns data. Vi anbefaler at enhetseier og enhetene har en klar politikk vedrørende håndtering av forespørsler om innsyn, og at brukerne er orientert om interne retningslinjer.

Resultater i Klassetrivsel

Vi anbefaler at alle rapporter oppbevares og leses i systemet. Data som hentes ut fra Klassetrivsel, kan raskt komme på avveier – bruk derfor den dynamiske visningen i Klassetrivsel og bevar alle data i Klassetrivsel, hvor de er beskyttet av brukernes innlogging. I de tilfellene hvor vi er bekjent med at data fra trivselsundersøkelser er kommet på avveie, har årsaken vært brukere, som har hentet ut data fra systemet og brukeren har deretter ikke sikret seg, at de er oppbevart forsvarlig.

Mange diagrammer i resultatene er dynamiske, hvilket øker utbyttet av å lese rapportene i Klassetrivsel fremfor på papir.

Hvor lenge må trivselsundersøkelser lagres

En trivselsundersøkelse må lagres så lenge opplysningene er aktuelle/relevante og det stadig er hjemmel i lovgivningen, dvs. grunnlag for å lagre svarene på trivselsundersøkelsen.

I Klassetrivsel er det satt på en automatisk sikkerhet (alle undersøkelser har en slettedato), som gjør at en undersøkelse automatisk slettes etter en gitt tidsperiode. I Klassetrivsel er dette som standard satt til fire år, men enhetseier kan sette tidsrammen for automatisk sletting etter egen vurdering i forbindelse med oppsettet av Klassetrivsel.

Hvem har tilgang til en undersøkelse

I Klassetrivsel gir rollen «SUPERBRUGER» tilgang til å se alle undersøkelser, som er opprettet på enhetens Klassetrivsel. Les mer om rollen «SUPERBRUKER» og de øvrige brukerrollene i Klassetrivsel, samt hvordan de tildeles nye og eksisterende brukere i Klassetrivsel i e-læringen «Administrasjon i Klassetrivsel».

Brukerne deler relevante undersøkelser med hverandre, og på hver undersøkelse vises hvilke andre brukere en undersøkelse evt. er delt med.

Enhetsadministrasjon

Enhetsadministratoren har oversikt over alle brukere som har tilgang til enhetens Klassetrivsel. Det er enhetsadministratorens ansvar å sørge for at brukerne har de relevante rollene. Les mer om enhetsadministrasjon i e-læringen «Administration i Klassetrivsel».

Alle brukere på enhetens Klassetrivsel kan se hvem som er administratorer under menypunktet «ADMINISTRASJON», når de er logget på Klassetrivsel.

Generelle hensyn til både håndtering av datamaskinen som brukes og om klassetrivselsundersøkelser:

  1. Hvordan er sikkerheten på datamaskinen? Er den forsvarlig sikret med antivirus-program og sterke passord osv.?
  2. Hvem har tilgang til datamaskinen i tillegg til deg selv – f.eks. familiemedlemmer.
  3. Er passordet for påloggingen som brukes til klassetrivsel lagret i nettleserens huske passord-funksjon? Klassetrivsel har slått av den funksjonen på brukere som logger inn med brukernavn og passord. Brukere som logger inn via en tredjepart som f.eks. Feide, bør ikke tillate nettleseren å huske påloggingsinfo, da dette gir eventuelle uvedkommende fri adgang til samtlige systemer hvor denne innloggingsinfoen brukes.
  4. Hva er begrunnelsen for å gjennomføre trivselsundersøkelsen? Det er dette som beskrives i formålet og som danner bakgrunnen for de undersøkelsesområdene og spørsmålene du velger å stille deltakerne.
  5. Hvem leser svarene? Hvem deler du undersøkelsen med? Hvem på skolen har tilgang til alle undersøkelser? Det viktige er at du (og de andre på skolen) vet hvem, som ser hva og hvorfor.
  6. Det er viktig å lese alle deltakernes svar på alle spørsmål.
  7. Hvilken informasjon sender dere ut til foreldrene? På Klassetrivsels nettside ligger et forslag til informasjon som kan sendes i et FAKTAARK
  8. Og har dere på enheten hatt en prat om hva og hvordan dere leverer ut informasjon, hvis foreldre ønsker å se de data, som enheten har liggende, som omhandler deres barn.