Administrasjon i Klassetrivsel

Temaet om administrasjon i Klassetrivsel er målrettet ENHETSEIER* og ENHETENS** ledelse. Temaet er spesielt rettet mot ansatte, som skal ivareta rollen som:

  • enhetseierens INSTALLASJONSADMINISTRATOR
  • eller ansatte på enheterne, som har rollen
    • ENHETSADMINISTRATOR og/eller
    • SUPERBRUKER.

Ordforklaring:

*Enhetseier: Begrepet ENHETSEIER anvendes om den JURIDISKE EIEREN av den nevnte enheten, dvs. kommune, privat skoleeier, privat barnehageeier osv.

**Enhet: Begrepet ENHET anvendes fordi det rommer de typer institusjoner, som kan anvende Klassetrivsel – f.eks. skoler, ungdomsutdannelser, barnehager osv.

Administrativt ansvar og oppgaver

Denne e-læringen er bygget opp med forklaringer, som utdyper de administrative opgavene i Klassetrivsel og trinn-for-trinn-beskrivelser av konkrete oppgaver.

I e-læringen beskrives:

  • INSTALLASJONSADMINISTRATORS (enhetseiers*) adgang til administrasjon i installasjonsgrensesnittet
  • ENHETSADMINISTRATORS (enheten**) grensesnitt til administrasjon av brukere og deltakere på enheten
  • enhetens SUPERBRUKERES (enheten**) adgang og ansvar for enhetens Klassetrivsel
  • øvrige brukerroller som er tilgjengelig i Klassetrivsel, import av deltakere med mer

De tre rollene, enhetseiers INSTALLASJONSADMINISTRATOR, enhetens ENHETSADMINISTRATOR(er) og enhetens SUPERBRUKER(e), har adgang til forskjellige grensesnitt og har hver sine oppgaver som rollen skal ivareta.

De forskjellige oppgavene og grensesnitt som beskrives i denne e-læringen med det formål å gjøre det tydelig, hvordan og hvorfor rollene er fordelt og hvem, som har ansvar for hvilke områder i Klassetrivsel.

Hva bør tas stilling til før Klassetrivsel tas i bruk

Klassetrivsel er enheten (f.eks. skolen) og enhetseiers (f.eks. kommunen) redskap til å gjennomføre trivselsundersøkelser og en del av det målrettede arbeidet med barn og ungdoms trivsel. Klassetrivsel er, i tillegg til en flott brukerside og en brukervennlig opplevelse for brukerne, en fleksibel løsning som er tilpasset enhetseierens ønsker og behov. I Klassetrivsel tilbyr vi enhetseierne å skreddersy sine egne løsninger.

I Klassetrivsel har både enhetseier og enhetens ledelse mulighet til å tilpasse Klassetrivsel i forbindelse med at Klassetrivsel tas i bruk. Det er områder enhetseier bør ta stilling til før Klassetrivsel tas i bruk som beskrives i følgende. Ut ifra enhetseiers beslutninger, settes det en ramme rundt de mulighetene de enkelte enheter har for å tilpasse Klassetrivsel til enhetens behov.

Enhetseier bør derfor utnevne en som ivaretar rollen som enhetseierens INSTALLASJONSADMINISTRATOR. INSTALLASJONSADMINISTRATOREN er også enhetseierens kontaktperson hos Klassetrivsel.

I Klassetrivsel kan enhetseieren før Klassetrivsel tas i bruk, blant annet ta stilling til hvilke roller brukerne kan tildeles og godkjenne hvilke spørsmålstyper og spørsmålspakker som er tilgjengelige. Brukerroller og hva som er tilgjengelig, f.eks. om deltakerkommentarfelt kan velges til og fra, er bygget opp hierarkisk. Det betyr at beslutninger tatt av enhetseier, er bestemmende for hva som er tilgjengelig på de underliggende nivåene (enhetene).

Muligheter i Klassetrivsel:

  • forskjellige brukerroller, som finfordeler hvilke brukere, som har ulik tilgang til funksjonene i Klassetrivsel – dermed kan tildelingen av roller tilpasses den enkelte ansattes arbeidsområde på enheten (f.eks. lærere, AKT, skoleledere, kommunale konsulenter osv. Rollene er beskrevet under overskriften «Roller i Klassetrivsel».) Når Klassetrivsel tas i bruk avtales rolletildelingen. 
  • et bibliotek med spørsmålspakker, som inneholder ferdige spørsmål som er sortert etter tema i spørsmålspakker. Enhetseier kan velge om alle eller utvalgte spørsmålspakker skal installeres og enhetseier kan også legge inn egne spørsmålspakker. Velges pakker tilbudt av Klassetrivsel, vedlikeholdes disse løpende av Skolevisjoner. Hvis enhetseier ønsker å lage egne pakker med spørsmål, er de selv ansvarlige for vedlikeholdet av disse.
  • enhetseier kan beslutte hvorvidt brukerne kan velge fra- og til (valgfritt, alltid, aldri) om deltakeren skal ha mulighet for å skrive supplerende opplysninger til besvarelsene i deltakerkommentarfelt
  • enhetseierens INSTALLASJONSADMINISTRATOR har tilgang til et installasjonsgrensesnitt (beskrevet under overskriften «INSTALLASJONSADMINISTRATOR – installasjonsgrensesnittet»)

Når Klassetrivsel tas i bruk tilbys følgende oppsettalternativer:

  1. Oppsettalternativ 1: Vi kan sette opp det nye Klassetrivsel til kommunen og kommunens skoler slik at alle får de samme mulighetene som er kjent fra det eksisterende Klassetrivsel. Denne løsningen gjør det raskt og enkelt for skolene å komme i gang med å bruke den nye Klassetrivsel-plattformen. 
    • Et spørsmålsbibliotek, som Skolevisjoner fortløpende vedlikeholder
    • Deltakerkommentarfelt (valgfritt for brukerne), hvor deltakerne kan skrive utdypende kommentarer til sine egne besvarelser i trivselsundersøkelsen (tilgjengeligheten til deltakerkommentarfeltene stilles inn i den enkelte trivselsundersøkelsen)
    • Mulighet for at brukerne kan formulere og stille egne spørsmål
    • Undersøkelser slettes automatisk etter 4 år (med mindre en annen tidsperiode velges av enhetseier)
  1. Oppsettalternativ 2: (Anbefales av Skolevisjoner) Hvis dette alternativet velges, får kommunens skoler de samme mulighetene som i oppsettalternativ 1 SAMT kommentarfelt for deltagere, hvor elevene kan skrive utdypende kommentarer til spørsmål.
  2. Oppsettalternativ 3: Med dette oppsettalternativet får kommunen gjennom dialog med Skolevisjoner tilpasset Klassetrivsel-plattformen til de ønsker, krav og spesifikke behov kommunen har. Ved å velge denne løsningen, må det påregnes en litt lengre behandlingstid, enn ved alternativ 1 og 2.

Roller i Klassetrivsel

I dette avsnittet beskrives hvilke brukerroller, som er tilgjengelige i Klassetrivsel, og hvordan disse tilpasses den enkelte enhetseier og enhet. Å forstå rollene er grunnleggende for bruken av Klassetrivsel! Alt etter hvilken rolle brukerne tildeles, har brukeren forskellige muligheter, når trivselsundersøkelser gjennomføres i Klassetrivsel.

Roller:

Rollerne tildeles ut i fra de avtalene som er inngått mellom enhetseier og Skolevisjoner ved starten når Klassetrivsel ble tatt i bruk:

  • Lærer og pedagog: etter avtale med enhetseier tildeles  rollen BASISBRUKER, BASISBRUKER+ eller BASISBRUKER++
  • Vikar: tildeles rollen VIKAR
  • Ledelse/leder: etter avtale med enhetseier tildeles  rollen BASISBRUKER, BASISBRUKER+, BASISBRUKER++ eller LEDER/TRIVSELSANSVARLIG
  • Teknisk- og admin-personell: tildeles rollen «MINIMUM»
  • Konsulent: tildeles rollen «MINIMUM»

Beskrivelse av tilgjengelige roller i Klassetrivsel

Følgende er en beskrivelse av de tilgjengelige rollene i Klassetrivsel. Én bruker kan tildeles én eller flere roller. Hvilke tilganger den enkelte bruker har, utgjøres av summen av den eller de roller den enkelte bruker tildeles.

Brukere får ikke automatisk tilgang til å se eller gjøre alt de har rettigheter til i en undersøkelse som deles med dens bruker. Det gjelder for alle delinger, at hvilke tilganger som deles med brukeren, går foran de rettighetene brukeren har i kraft av vedkommendes rolle. F.eks.: hvis en basisbruker, som har rettighet til å se både statistiske og detaljeresultater på undersøkelser, får delt tilgang til å se statistiske data for undersøkelsen, men ikke detaljerte resultater – så ser basisbrukeren kun de statistiske resultatene på denne undersøkelsen.

Skjemaet illustrerer hvilke rettigheter, som er i hvilke roller:

MINIMUM: brukeren har kun rettigheter til å logge inn i Klassetrivsel. Det betyr at kolleger ikke kan dele undersøkelser med brukeren, brukeren har ikke rettigheter til å opprette undersøkelser, se resultater eller annet i Klassetrivsel. Minimumsbrukeren er en form for venteposisjon for potensielle brukere.

VIKAR: brukeren kan logge inn og kolleger kan dele en undersøkelse med VIKAREN. VIKAREN kan hente deltakernes engangsnøkler (for å gjennomføre en undersøkelse i vikartimen) og de har rettigheter til å se fanene status, innhold, deltakere og deling i en undersøkelse, hvis dette er delt med sin bruker (VIKAREN kan ikke opprette en undersøkelse, kan ikke se resultater m.v.).

BASISBRUKER: BASISBRUKEREN har i tillegg til VIKARENS rettigheter, rettigheter til deltakernes besvarelser på resultatfanen, såfremt denne deles med deres bruker.

BASISBRUKER+: BASISBRUKER+ har i tillegg til ovennevnte, rettighet til å opprette og redigere undersøkelser med spørsmål hentet fra spørsmålspakkebiblioteket og dele undersøkelser (har ikke rettighet til å redigere spørsmål eller legge til egne spørsmål i undersøkelsen).

BASISBRUKER++: BASISBRUKER++ har i tillegg til ovennevnte, rettighet til å redigere i eksisterende ikke-låste spørsmål samt opprette egne spørsmål.

LEDER/TRIVSELSANSVARLIG: har inntil videre samme rettigheter som BASISBRUKER++. Senere kommer det andre funksjoner som tilhører enhetens ledelse og/eller trivselsansvarlige, og som rollen gir rettighet til.

SUPERBRUKER: rollen SUPERBRUKER gir rettighet til å:

  • Se alle undersøkelser (inkl. resultater) på enheten
  • slette alle tilgjengelige undersøkelser
  • dele, fjerne deling samt redigere delingen av undersøkelser
  • sette og endre innstillinger på undersøkelser innen utgivelse (navn på undersøkelser, formål osv.)
  • dele undersøkelsen med egen bruker for blant annet å kunne redigere innhold og utgi undersøkelsen

ENHETSADMINISTRATOREN har rettighet til og ansvar for å administrere brukerne på enheten. Rollen som ENHETSADMINISTRATOR gir ansvar for å vedlikeholde enhetens brukere og hvem blant de ansatte som har tilgang til enhetens Klassetrivsel:

  • tildele brukerroller
  • sette brukere på pause (f.eks. ved barsel)
  • deaktivere brukere (f.eks. ved jobbskifte)

I tillegg til dette har ENHETSADMINISTRATOREN ansvar for at legge inn bilder av deltakerne (til bruk i trivselsundersøkelser hvor deltakerne har bruk for å kunne velge hverandre ut i fra ansikt og ikke kun ved å lese de øvrige deltakernes navn på sosiometriske spørsmål).

Enhetsadministrasjon

Brukere med rettigheten enhetsadministrasjon har adgang til en oversikt, over hvem som har en bruker på enhetens Klassetrivsel, og ansvaret for å tildele eller fjerne roller for brukerne på enheten. Når ENHETSADMINISTRATOREN er logget inn i Klassetrivsel, er oversikten over brukerne, plassert under punktet «ADMINISTRATION» i øverste meny.

Vi anbefaler at 2-3 brukere har rollen som ENHETSADMINISTRATOR, og at det gjerne er enhetens sekretær, samt en leder og/eller ressurse-medarbeider som ivaretar rollen.

Hvis ingen på enheten har denne rollen (f.eks. hvis eneste vedkommende med denne rollen er stoppet på enheten), skal enheten kontakte INSTALLASJONSADMINISTRATOREN hos enhetseier (f.eks. den som er kommunens kontaktperson vedr. Klassetrivsel), slik at rollen kan tildeles en annen bruker på enheten.

ENHEDSADMINISTRATORS oppgaver – brukere

Oppgavene ENHETSADMINISTRATOREN har i enhetens Klassetrivsel er som følgende:

  • brukerne
  • deltakerne

Brukere i Klassetrivsel

Under punktet «BRUKERE» under «ADMINISTRASJON» kan ENHETSADMINISTRATOREN se en komplett liste over alle «AKTIVE BRUKERE» OG «POTENSIELLE BRUKERE» på enheten.

ENHETSADMINISTRATOREN kan tildele eller fjerne roller fra både «AKTIVE BRUKERE» og «POTENSIELLE BRUKERE», og brukeren kan dermed ha de nødvendige rollene klar innen vedkommende logger på Klassetrivsel for første gang.

Tildel, rediger og fjern en brukers rolle

Brukerne tildeles, som beskrevet tidligere, roller ut ifra de avtalene som er inngått mellom enhetseier og Skolevisjoner når Klassetrivsel ble tatt i bruk.

  1. Velg menypunktet «ADMINISTRASJON» (i øverste menylinje)
  2. Under punktet «BRUKERE» velg en brukertype:
    • AKTIVE BRUKERE: viser brukere som har vært logget inn
    • POTENSIELLE BRUKERE: brukere som ikke har vært logget inn
  3. Trykk på de 3 prikkene (…) og knappen «Rediger», ved siden av brukeren, som skal redigeres
  4. Slide-in med «REDIGER BRUKER» åpnes
  5. Under punktet «ROLLER» markeres med et kryss eller det fjernes et kryss, ved siden av de rollene som brukeren skal tildeles, eller roller som skal fjernes fra brukeren
  6. Trykk på «LAGRE»

Deaktiver bruker eller aktiver en deaktivert bruker

En bruker som ikke skal kunne logge på Klassetrivsel, markeres med et kryss siden av «Deaktiver bruker». Dette kan gjøres for brukere som enten er i f.eks. barselpermisjon, eller i forbindelse med jobbskifte.

  1. Velg menypunktet «ADMINISTRASJON» (i øverste menylinje)
  2. Under punktet «BRUKERE» velg en brukertype:
    • AKTIVE BRUKERE: viser brukere som har vært logget inn

    • POTENSIELLE BRUKERE: brukere som ikke har vært logget inn

  3. Trykk på de 3 prikkene (…) og knappen Rediger, ved siden av brukeren, som skal redigeres
  4. Slide-in med «REDIGER BRUKER» åpnes
  5. Sett et kryss siden av «DEAKTIVER BRUKER»
  6. En bruker som er deaktivert, aktiveres på nytt ved å fjerne krysset siden av «DEAKTIVER BRUKER»
  7. Trykk på «LAGRE»

Import av deltakere i Klassetrivsel

Under punktet «DELTAKERE» under «ADMINISTRASJON» kan ENHETSADMINISTRATOREN se en komplett liste over alle grupper og deltakere på enheten. Deltakerne importeres fra excel-fil eller i Klassetrivsel af ENHETSADMINISTRATOR. 

Bilder av deltakerne

Bilder av deltakerne kan anvendes i trivselsundersøkelser med sosiometriske spørsmål, hvor deltakerne spørres om f.eks. «hvem de gjerne vil arbeide sammen med i et fag» osv. På disse spørsmålene er det hensiktsmessig at særlig de yngste deltakerne kan velge hverandre med støtte fra bilder sammen med deltakerens navn.

Tilføye eller redigere bilder av deltakerne:

Før bilder av deltakere kan legges til må disse klargjøres og lagres så de er tilgjengelige i .jpg-format.

Bildene bør være av deltakernes ansikt uten for mye av overkroppen. Det gir den beste visningen for deltakerne i undersøkelsen.

  1. Velg menypunktet «ADMINISTRASJON» (i øverste menylinje)
  2. Velg punktet «DELTAKERE»
  3. Her vises listen over alle tilgjengelige grupper og deltakere på enheten
  4. Velg deltakergruppen der du vil føye til bilder
  5. Ved siden av den enkelte deltaker er det en kolonne til bilder
  6. Bilder kan hentes inn enten:
    • Som: «dra og slipp»
    • Eller: Trykk på feltet (det er enten tomt eller har et bilde av deltakerne fra tidligere) og et vindu med datamaskinens bane åpnes under. Finn, velg og tilføy bildet
  7. Alle endringer lagres automatisk

SUPERBRUKEREN har tilgang til alle undersøkelser

Tilgang til og dermed oversikt over alle undersøkelser på enheten finnes i rollen SOM SUPERBRUKER. SUPERBRUKEREN er derfor enhetens ressursperson i Klassetrivsel. SUPERBRUKER-rollen er tildelt enhetens ressursfolk for Klassetrivsel (f.eks. ledelse/ressursperson), som i sitt arbeid trenger å ha en samlet oversikt over trivsel generelt på enheten. SUPERBRUKEREN har tilgang til overblikk over både hvilke spørsmål som stilles og deltakernes data. Da SUPERBRUKEREN har adgang til å se resultatene i alle undersøkelser på enheten, er det viktig å tenke over hvem og hvor mange som har rollen SUPERBRUKER i henhold til GDPR/persondatasikkerhet. Rollen SUPERBRUKER er sentral for både enhetens overblikk over Klassetrivsel og for de ansatte på enheten. SUPERBRUKEREN er enhetens ressursperson for de ansatte og for enhetens bruk av Klassetrivsel.

 

Hvordan SUPERBRUKERENS rolle fungerer

Undersøkelser som opprettes på enheten, er tilgjengelige for SUPERBRUKEREN på siden «UNDERSØKELSER».

  • Rollen SUPERBRUKER gir tilgang til å:
  • Se alle undersøkelser (inkl. resultater) på institusjonen
  • Slette alle tilgjengelige undersøkelser
  • Dele, fjerne deling samt redigere delingen av undersøkelser
  • Sette og endre innstillinger på alle undersøkelser innen utgivelse (navn på undersøkelsers, formål osv.)

  • Dele undersøkelsen med egen bruker for blant annet å kunne redigere innhold og utgi undersøkelsen

Brukere uten enhetsadministrator-rollen

Under punktet «ADMINISTRASJON» vil brukere uten enhetsadministrator-rollen, finne informasjon om hvem på enheten som har denne rollen, og dermed tilgang til administrasjon.