Administrasjon i Klassetrivsel

Brukeradministrasjonen er en sentral og særlig viktig funksjon for enhetens bruk av Klassetrivsel.

Som brukeradministrator er det essensielt at du kjenner funksjonene og har overblikk over hvem som har rettighet til hva. Det er en viktig oppgave, men ikke en stor oppgave.

De forskjellige punkter er beskrevet i dette avsnittet – velkommen som administrator!

 

Ansatte – om å opprette ny bruker

Hver enhet har sin egen Klassetrivselkonto. Når en ansatt på enheten logger inn første gang med Feide på Klassetrivsel, opprettes en bruker som automatisk er tilknyttet enhetens Klassetrivselkonto.

Deltakere (elever) som skal besvare en trivselsundersøkelse i Klassetrivsel

Når en bruker legger til en deltakergruppe til en undersøkelse, genereres engangsnøklene automatisk.

    • Engangsnøklene kan hentes på undersøkelsen, på fanen “Deltakere”
    • Hver engangsnøkkel er unik dvs. ny unik engangsnøkkel til hver deltaker for hver undersøkelse
    • Hver deltaker logger inn – skriver elev.klassetrivsel.no (kommer da automatisk til svarsiden: https://app.klassetrivsel.dk/User/ShowLoginParticipantView?editionid=1) – i det svarte feltet skriver deltakeren inn sin egen, unike engangsnøkkel

Punktet ”Brukeradministrasjon”

Under punktet ”Brukeradministrasjon” vil brukere uten denne rettigheten, finne informasjon om hvem på enheten som har rettigheten.

Hvis ens egen bruker har rettigheten, vil punktet ”Brukeradministrasjon”, gi adgang til å styre rettigheter for andre brukere på enheten.

Vi anbefaler at 2-3 personer på enheten er brukeradministratorer og dermed kan:

    • Tildele og frata rettighetene ”Administrator for enheten” og ”Tilgang til alle undersøkelser” for andre brukere – dette gjelder ikke i forhold til egen bruker
    • Stenge en brukerkonto, gjenåpne en brukerkonto (f.eks. etter permisjon) og slette en brukerkonto

Har ingen på enheten rettigheten som administrator for enheten, eller eneste vedkommende med denne rettighet er stoppet på enheten, skal enheten kontakte Klassetrivsel på e-post så fort som de oppdager det, så rettigheten kan tildeles en annen bruker utpekt av enheten.

 

Punktet ”Tilgang til alle undersøkelser”

Tilgangen er utelukkende tiltenkt ledelse og enhetens ressurspersoner i Klassetrivsel (f.eks. sosiallærer) som skal ha det overordnede overblikk over trivsel generelt på skolen og i alle klasser (opprettelse av undersøkelser og lesning av rapporter). Tilgangen gir brukeren med rettigheten tilgang til å se alle undersøkelser som er publisert på skolens Klassetrivselkonto. Brukeren får dermed mulighet for å ha overblikk over både hvilke spørsmål som stilles og hva alle deltakere har svart. Vi anbefaler, at det kun er relevante ressurspersoner i Klassetrivsel og ledelsen som får tilgangen – dvs. personer som skal ha fullt overblikk over trivsel og (systematisk) kartlegging av trivsel på institusjonen. På «Hjem-siden» i venstre side er det et punkt med navnene på eventuelle personer som har rettigheten «Tilgang til alle undersøkelser».

Det er viktig at dere overveier hvem som har tilgang til hva, i henhold til GDPR/personvern, og dere ikke anvender ”Tilgang til alle undersøkelser” som en enkel måte å gi en bruker tilgang til en undersøkelse istedenfor å dele utelukkende relevante undersøkelser. Brukerne har allerede mulighet for enkelt å dele relevante undersøkelser/deltakergrupper med hverandre, så de kan samarbeide i teamet omkring f.eks. en klasse.

Enheten har full kontroll og overblikk over hvilke brukere som ser hva i Klassetrivsel.
Trivselsundersøkelser kan lett deles med andre brukere som har tilgang til enhetens Klassetrivselkonto. Nye brukere ser ikke automatisk trivselsundersøkelser som andre brukere har gjennomført, før en undersøkelse eventuelt deles med dem.

 

 

Punktet «Deltakerlister»

Å importere deltakerlister er ikke en «skal-oppgave», men en mulighet, slik at deltakerne enkelt kan legges til en undersøkelse via en databank.

I det følgende forklares litt om deltakerliste og se videoen som forklarer hvordan du importerer en deltakerliste.

 

Generell veiledning om import av deltakerliste.

  1. Hvem har rettigheten?

Rettigheten til «Deltakerlisteimport» er aktivert for brukeren når det er huket av i kolonnen inne på «Brukeradministrasjon». Under menypunktet «Deltakerlisteimport» på hjem-siden, har bruker med rettigheten knappen «Importer Excel-fil med lister»

Bør bare hukes av for = tildeles en enkelt /få brukere som avtaler hvem som gjør selve importen – import av regneark utføres kun av 1 bruker!

Deltakerlisteimport gjøres typisk en gang i året, eller to ganger hvis det er stor utskiftning på enheten.

 

  1. Oppbygging av Excel-fil

Med denne rettigheten kan brukeren – på vegne av alle andre Klassetrivsel-brukere på samme enhet – importere ett Excel-ark som inneholder deltakerlister for hele enheten, dvs. opplysninger om deltakernes/ elevenes navn, kjønn og klasse.

Deltakerlistene skal lages og redigeres i Excel som så importeres av en person som har rettigheten til å importere deltakerlister på skolen.

Deltakerlisten er en «passiv-liste». Import av ny deltakerliste endrer ikke på opplysninger om deltakere lagt til undersøkelser. Redigering når deltakere legges til en undersøkelse, endrer ikke på det regnearket som brukeren med importrettigheten har lagt opp.

Neste skoleår importerer man ett nytt regneark som automatisk erstatter den forrige importen. Dvs. Excel-filen må alltid inneholde opplysninger om alle deltakerne/ elevene på enheten i een og samme fil!

 

 

  1. Bilder av deltakere:

Bilder kan kun lastes opp etter at deltakere er lagt til den enkelte undersøkelse.

En snarvei hvis man har tilgang til en tidligere undersøkelse med bilder av deltakeren, er at listen med deltakere kan kopieres fra en tidligere undersøkelse. (i stedet for å legge til deltakere fra deltakerlista).

Se evt. mere her: https://klassetrivsel.no/project/legg-til-deltakere/

 

  1. Feilkilder i Excel-filen (FAQ):
    • Ekstra linje øverst som er tom – listen kan ikke importeres. Linje 1 skal enten inneholde overskrifter eller første elev i lista.
    • Manglede overskrift på en eller flere kolonner: overskriften vil mangle når du skal velge hvilken kolonne som inneholder f.eks. fornavn.
    • Det skal stå opplysninger i alle felter, det kan ikke være et felt uten en opplysning (hvis det f.eks. er glemt å skrive klasse ut for en av deltakerne.
    • Opplysninger om klassetilhørighet på flere faner/ark i samme Excel-fil – kun mulig i filformatet (.xlsx)
    • Eldre filformat (.xls) – alle deltakere skal plasseres under hverandre i samme fane/ark.
    • Alle deltakere skal ligge i samme Excel-fil, og alle deltakere skal importeres i een arbeidsgang.